Para que serve

Toda equipe desenvolve formas próprias de trabalhar.

O problema começa quando essas formas existem apenas na cabeça do líder ou de uma pessoa experiente. Quando alguém sai, muda de função ou tira férias, o conhecimento desaparece e a equipe precisa começar novamente.

O Template Como Fazemos Aqui transforma uma prática informal em uma orientação simples, consultável e reproduzível. É a passagem da cultura oral para a cultura instalada.

Mãos à obra

Escolha uma prática importante e preencha os cinco campos.

O resultado deve caber em uma única página. Quando a explicação fica longa demais, provavelmente você está tentando documentar um processo inteiro. Nesse caso, divida-o em práticas menores.

Campo 1 | Nome e propósito

Nome da prática

Use um nome simples que qualquer pessoa consiga compreender.

Exemplos:

• Como damos feedback aqui

• Como priorizamos a semana

• Como registramos um erro

• Como levantamos obstáculos

Por que isso importa

Explique em uma frase o problema que a prática evita ou o resultado que ajuda a produzir.

Não descreva apenas o que é feito. Mostre por que essa forma de trabalhar precisa existir.

Campo 2 | Passo a passo

Descreva a prática em três a cinco etapas.

Use:

• frases curtas;

• verbos de ação;

• linguagem direta;

• uma orientação por etapa;

• no máximo duas linhas por passo.

Teste de clareza

Entregue o passo a passo a alguém que nunca realizou a prática.

Quando a pessoa trava ou precisa fazer perguntas, existe uma informação importante que ainda não foi documentada.

Campo 3 | Exemplo concreto

Registre uma situação real que mostre a prática funcionando.

Use este formato:

Contexto: o que estava acontecendo?

O que foi feito: como a prática foi aplicada?

Resultado: o que mudou depois da aplicação?

Evite exemplos genéricos. Um caso concreto ensina mais do que uma explicação abstrata.

Campo 4 | Quem faz o quê

Registre os papéis envolvidos e a responsabilidade de cada um.

Use:

Líder: responsabilidade específica.

Equipe: responsabilidade específica.

Pessoa responsável: responsabilidade específica.

Este campo evita situações como:

“Eu achei que você faria.”

“Não sabia que era minha responsabilidade.”

“Pensei que alguém já tivesse resolvido.”

Quando todos fazem exatamente a mesma coisa, este campo pode ser dispensado.

Campo 5 | Sinal de que funcionou

Defina duas formas de verificar se a prática foi incorporada.

Pergunta qualitativa

O que você precisa observar nas pessoas ou na rotina?

Exemplo:

A equipe consegue aplicar a prática sem pedir orientação ao líder?

Métrica simples

Que número mostrará que a prática está funcionando?

Exemplo:

Pelo menos duas pessoas aplicaram o passo a passo sem ajuda durante o mês.

O objetivo não é criar um sistema complexo de indicadores. É definir uma evidência que mostre se a prática saiu do papel.

Teste de realidade

Faça a pergunta:

Uma pessoa nova, depois de 30 dias na equipe, conseguiria encontrar e aplicar esta prática sem me perguntar como fazer?

Quando a resposta é sim, o conhecimento começou a deixar de depender de você.

Onde guardar

Crie um espaço chamado:

Como Fazemos as Coisas Aqui

Ele pode estar no Google Drive, Google Docs, Notion, Confluence ou no ambiente já utilizado pela equipe.

Cada prática documentada se transforma em uma entrada desse acervo.

Não crie um novo repositório que ninguém consulta. Guarde a prática onde o trabalho realmente acontece.

Prefere uma automação?
(desde que haja uma conexão 😉)

A versão digital ajuda você a:

• organizar os cinco campos;

• transformar ideias dispersas em um passo a passo claro;

• registrar papéis e responsabilidades;

• definir evidências de aplicação;

• consolidar a prática em um único resumo;

• receber o conteúdo estruturado por e-mail

USE JUNTO COM
Use a F10 | Framework 3M para garantir que a prática tenha Momento, Mensagem e Memória.

Utilize a F17 | Protocolo 3 Sessões para transferir a prática a outra pessoa e desenvolver autonomia.

Posicione práticas recorrentes na F28 | Calendário Anual de Rituais REI.